-Првиот месец од годината го третирам како клучен пробен период бидејќи ми помага да одредам какви усогласувања треба да направам за да ја подобрам продуктивноста и да имам успешна и продуктивна година, пишува Шо Деван, соработник на Форбс. Февруари, според него е совршено време да проверите дали сте на вистинскиот пат. Дали силно ја започнавте годината или наидовте на пречки?

Повеќе од само напорна работа, важно е да работите попаметно и да ги применувате вистинските стратегии кои овозможуваат значителен напредок во текот на годината во бизнисот, притоа избегнувајќи исцрпеност.

Тој нуди неколку трикови за продуктивност што за него и неговиот тим функционираат, а смета дека може да бидат корисни и за другите:

Користете ги алатките што работат за вас

Технологијата е клучен фактор за попаметно работење.  Затоа треба да ја користите алатката за управување со проекти што најдобро функционира за вас.

На пример, користиме Google Sheets за следење на распоредот, додека Monday.com ни помага да организираме проекти, ефикасно да соработуваме и да го следиме напредокот на задачите- објаснува Шо.

Според него и алатките за автоматизација се одлични кога се во прашање  повторливи задачи, бидејќи тие дозволуваат да се фокусирате на поважни задачи. Без разлика дали се работи за внесување податоци, управување со социјалните медиуми или закажување е-пошта, постојат различни алатки и програми кои можат да го насочат вашиот работен тек и да ја зголемат продуктивноста.

Работете во интервали за подобра продуктивност

Да работите попаметно, а не понапорно, значи да правите редовни паузи за да му овозможите на вашиот ум и тело да се наполнат.

„Кога работам на голем проект, вежбам 90 минути фокусирана работа, по што следи пауза од 20-30 минути. Ова ми помага да останам фокусиран. Истражувањата покажаа дека човечкиот мозок работи на оптимално ниво околу 90 минути пред да му треба пауза, вели Шо.

 И додава дека може да се користат и други техники, како методот ‘Помодоро’, каде што работите 25 минути, а потоа правите кратка пауза од пет минути.

Исто така, Шо смета дека прилагодувањето на вашата работа на нивоата на енергија ја зголемува ефикасноста.

На пример, ако сте утринска личност, завршете ги вашите најпребирливи задачи наутро. Кога ќе ви се намали енергијата подоцна во текот на денот, преминете на полесни или рутински задачи кои не бараат многу ментален напор. Овој пристап ви помага да ги максимизирате вашите продуктивни часови и да спречите изгорување.

Организирајте го вашиот работен простор за подобра продуктивност

Без разлика дали работите од дома или од канцеларија, уредниот работен простор ви помага да останете фокусирани, ја поттикнува креативноста и го намалува стресот.

За да создадете идеална работна средина, најдете тивко место каде што ќе можете да работите без да ви го одвлекуваат вниманието. Исто така, обезбедете доволно простор за складирање на непотребни предмети како стари хартии, кабли за полнење и други ситници. Со одржување на вашата работна маса чиста и организирана, ќе ја подобрите вашата продуктивност и ќе се чувствувате поудобно додека работите.

Размислете за соодветно биро, удобен стол или друг ергономски мебел, во зависност од вашите потреби и преференции.

Додадете растенија за да го подобрите квалитетот на воздухот и внесете малку природа во вашиот простор. Личните детали, како омиленото уметничко дело или семејната фотографија, може дополнително да ве мотивираат и да го направат работното место попријатно.

Поставете реални рокови

Нереалните рокови се еден од главните извори на стрес и исцрпеност, па затоа е важно прво да се разбере опсегот на проектот. Размислете за сложеноста на задачите и можните предизвици. Поделувањето на проектот на помали задачи го олеснува проценувањето на времето потребно за секој чекор, што ве прави поефикасни и го намалува притисокот.

Пократките рокови ви овозможуваат лесно да го следите напредокот и да славите мали победи. Исто така, редовно ажурирајте ги клиентите за статусот на проектот и навремено информирајте ги можните одложувања или прилагодувања. Со овој пристап, управувате со очекувањата, го одржувате квалитетот на работата и го намалувате ризикот од исцрпеност.

Не поставувајте повеќе задачи

Иако се чини дека мултитаскингот ви помага да завршите повеќе работи одеднаш, тоа всушност ја забавува вашата работа и ги зголемува шансите за грешки. Наместо тоа, фокусирајте се на една задача во одредена временска рамка.

Одвојте блокови на време за различни активности - на пример, одговарање на е-пошта, пишување написи, организирање на вашиот работен простор или завршување проекти. Овој систем ви помага да работите поефикасно, да ги намалите одвлекувањата и да ја подобрите продуктивноста.

Овозможувањето опции како „Не вознемирувај“ ви помага да се фокусирате и да ги намалите одвлекувањата. Ако сакате да ја прекинете навиката за мултитаскинг, обидете се да не го проверувате телефонот веднаш по будењето. Наместо тоа, креирајте листа на задачи по приоритет и итност за ефикасно да управувате со вашето време.

Работете попаметно, не понапорно

Долгорочниот успех лежи во паметниот пристап кон работата. Искористувајќи го максимумот од вашите алатки,следењето на редовни паузи, поставување реални рокови и оптимизирајќи го вашиот работен простор, можете да заштедите време, енергија и ресурси.

Работете паметно, не напорно, за да ги постигнете своите цели на здрав и одржлив начин!